SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W BANKU SPÓŁDZIELCZYM W ŻYRAKOWIE

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy dokument stanowi realizację Polityki informacyjnej Banku Spółdzielczego w Żyrakowie (dalej: Bank) w zakresie przejrzystości struktur zarządzania, zgodnie z wymogami art. 9c ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe, Rekomendacji H Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) dotyczącej systemu kontroli wewnętrznej oraz Zasad ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych.
2. System kontroli wewnętrznej w Banku jest dostosowany do charakteru, skali oraz złożoności prowadzonej działalności i stanowi integralny element systemu zarządzania Bankiem.

Cele Systemu Kontroli Wewnętrznej

Celem systemu kontroli wewnętrznej jest wspomaganie procesów decyzyjnych, przyczyniających się do zapewnienia:

• skuteczności i efektywność działania Banku;
• wiarygodności sprawozdawczości finansowej;
• przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w Banku;
• zgodności działania Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

System kontroli wewnętrznej funkcjonujący w Banku uwzględnia:

• stopień skomplikowania procesów funkcjonujących w Banku;
• zasoby, którymi dysponuje Bank;
• ryzyko zaistnienia nieprawidłowości w zakresie poszczególnych procesów;
• ocenę dotychczasowej adekwatności i skuteczności I i II linii obrony.

Architektura Systemu – Trzy Linie Obrony

System kontroli wewnętrznej w Banku zorganizowany jest w oparciu o model trzech niezależnych i wzajemnie uzupełniających się linii obrony:

• I poziom – kontrole realizowane na poziomie operacyjnym, np. mechanizmy kontrolne wpisane w procedury operacyjne, kontrola na drugą rękę, kontrole w systemie informatycznym itp.;
• II poziom – kontrole realizowane przez specjalnie dedykowane do tego jednostki – m. in. Komórka ds. zgodności, Prezes Zarządu, Główny Księgowy, Stanowisko ds. zarządzania ryzykami i analiz, Stanowisko ds. monitoringu, Stanowisko weryfikatora kredytowego (w pionie Prezesa Zarządu), które są niezależne od czynności realizowanych na I poziomie; do II linii zalicza się również działalność opiniodawczą Komitetu Kredytowego.
• III poziom – system kontroli wewnętrznej w zakresie audytu wewnętrznego, na mocy zapisów Ustawy o funkcjonowaniu banków spółdzielczych, ich zrzeszaniu się i bankach zrzeszających oraz Umowy Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS (SSOZ BPS), jest wydzielony ze struktury Banku i realizowany przez właściwą jednostkę audytorską SSOZ.

Role i odpowiedzialność organów Banku

• Zarząd Banku – odpowiada za zaprojektowanie, wdrożenie, zapewnienie prawidłowego funkcjonowania oraz utrzymanie adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej. Zarząd cyklicznie raportuje do Rady Nadzorczej o sposobie działania i wynikach kontroli.
• Rada Nadzorcza – sprawuje stały nadzór nad systemem kontroli wewnętrznej. Dokonuje ona corocznej oceny adekwatności i skuteczności tego systemu, w tym oceny funkcjonowania komórki ds. zgodności oraz komórki audytu wewnętrznego, opierając się m.in. na raportach dostarczanych przez Zarząd oraz audytorów zewnętrznych. Radę Nadzorczą w monitorowaniu skuteczności systemu wspiera powołany w Banku Komitet Audytu.

Funkcja kontroli

Bank wdraża mechanizmy kontrolne, które będąc wpisane w procesy mają charakter:

• prewencyjny (tj. zapobiegający wystąpieniu błędu) – najbardziej wartościowe kontrole, gdyż zmierzają one do ograniczenia ryzyka przed jego zmaterializowaniem się;
• detekcyjny (tj. wykrywający błąd) – jest to głównie weryfikacja zakończonych już transakcji, wybranych losowo (próba) i ocena ich poprawności realizacji zgodnie z procedurą;
• korekcyjny (tj. mechanizm kontrolny korygujący błędy w systemie informatycznym które automatycznie identyfikują i korygują błąd, np. powiązanie sekwencji – data urodzenia i pierwsze sześć cyfr nr PESEL).

Oprócz wymienionych powyżej w Banku można wyróżnić także mechanizmy kontrolne:

• automatyczne (wbudowane w systemu informatyczne);
• półautomatyczne;
• manualne (obarczone najwyższym ryzykiem błędu).

Bank przy projektowaniu i weryfikacji mechanizmów kontrolnych bierze pod uwagę:

• zmiany otoczenia rynkowego i regulacyjnego;
• adekwatność danego rodzaju mechanizmu kontrolnego w odniesieniu do poszczególnych procesów;
• skuteczność danego rodzaju mechanizmu kontrolnego w przeszłości;
• możliwość niezależnego monitorowania danego mechanizmu kontrolnego (tj. osoby odpowiadające za realizację czynności kontrolnych nie mogą weryfikować transakcji, które same realizowały).

W ramach systemu kontroli wewnętrznej Bank wyróżnia:

• Funkcję kontroli – obejmującą mechanizmy kontrolne (weryfikacja systemowa, limity, podwójna autoryzacja), niezależne monitorowanie przestrzegania tych mechanizmów oraz raportowanie.
• Komórkę ds. zgodności – zapewniającą identyfikację, ocenę i monitorowanie ryzyka braku zgodności działalności Banku z przepisami prawa i standardami rynkowymi.
• Komórkę audytu wewnętrznego – realizującą niezależne i obiektywne zadania zapewniające i doradcze w zakresie oceny procesów zachodzących w Banku.

Ocena skuteczności i adekwatności systemu kontroli wewnętrznej

Istotnym obowiązkiem Rady Nadzorczej jest corocznie dokonywana ocena adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w Banku. Ocena ta prowadzi do wniosku, na ile system kontroli wewnętrznej wspiera Zarząd w osiąganiu ogólnych celów systemu kontroli wewnętrznej.

Z uwagi na fakt, że Bank jest uczestnikiem Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS oraz uwzględniając zapisy Ustawy o bankach spółdzielczych, III linia obrony (tj. Audyt Wewnętrzny) jest realizowana przez jednostkę zarządzającą Systemem Ochrony. W związku z tym ocena adekwatności i skuteczności III linii obrony jest dokonywana wyłącznie przez Radę Nadzorczą jednostki zarządzającej Systemem Ochrony.